一、使用環(huán)境
辦公設(shè)備主要由電子部件和機械部件構(gòu)成，非常精密及復(fù)雜，因而對環(huán)境的要求比較高。
電壓：必須AC220V+10%
環(huán)境：遠離高溫、高濕與灰塵；要有通風(fēng)良好，不受陽光照射；不能接觸具揮發(fā)性和腐蝕性的氣體、液體。
放置：設(shè)備應(yīng)水平擺放，不隨便搬動。
二、消耗材料
品牌的系列辦公設(shè)備一般應(yīng)使用該品牌的消耗材料，以保證質(zhì)量和設(shè)備的使用壽命。
三、平常保養(yǎng)
保持清潔，設(shè)備不粘塵，尤其復(fù)印機的復(fù)印板玻璃，清潔時用柔軟的抹布，中性清潔劑清洗。潮濕天氣時要注意防潮，即使不使用機器也要每天開機一段時間，以驅(qū)除濕氣，或使用抽濕機。定期檢查電源線和信號線有否破損，接頭有否銹蝕。
復(fù)印機最常見的問題是復(fù)印不清晰。首先檢查文稿，有些文稿會影響復(fù)印質(zhì)量。如文稿的底色發(fā)黃，這種底色使對比度復(fù)印受影響。另一些文稿類型如重氮或透明，復(fù)印件看起來會有花斑：而鉛筆文稿的復(fù)印件會覺得“太淺”。如果文稿沒問題，就檢查復(fù)印機。
先檢查復(fù)印板蓋和復(fù)印板玻璃，臟了或積塵就清潔，花了就只好更換了。接下來檢查電暈機構(gòu)是否積塵或安放是否正確，檢查電暈線有否損壞或銹蝕。再看看轉(zhuǎn)引導(dǎo)板和進給導(dǎo)板有否灰塵，如果有灰塵用濕布清洗。定影組件有灰塵的話，也會影響復(fù)印質(zhì)量。
最后檢查復(fù)印紙是否佳能公司推薦的類型：復(fù)印紙受潮也會影響復(fù)印質(zhì)量。一些外部因素導(dǎo)致復(fù)印有問題。最常見的是受潮和冷凝。南方春季天氣潮濕，這時應(yīng)使用抽濕機，沒有抽濕設(shè)備，可開機一段時間驅(qū)除濕氣。同時用干布抹干復(fù)印板蓋和復(fù)印板玻璃、電暈機構(gòu)、轉(zhuǎn)引導(dǎo)板和進給導(dǎo)板等。
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